Nu pot să înţeleg de ce, în cazul unui eveniment sau unei manifestări oarecare, se pune atât de mult accent pe confirmarea invitaţilor sau participanţilor. Exceptând cazul acelor conferinţe unde locurile sunt rezervate şi limitate sau unde vei fi etichetat cu un ecuson, mapă de prezentar, unde rigorile ţin de logistică, exceptând toate acestea, la majoritatea evenimentelor ţi se cer confirmări pentru… liniştea organizatorilor.
Confirmările aduc un plus de informaţie cu care nu prea ai ce face, nu este util în desfăşurarea evenimentului şi nici nu aruncă lumini noi asupra situaţiei. În plus, am observat cum de multe ori confirmările nu au nicio valoare de informare asupra evenimentului. Nu toţi care confirmă vor veni, iar dintre cei care vor veni, vor fi destui care nu sunt pe lista de confirmaţi.
De multe ori am impresia că dorinţa de-a stăpâni o audienţă cu o listă de confirmări transmite incompentenţa în a gestiona situatii imprevizibile şi, slavă Domnului, când e vorba de situaţii previzibile, toţi suntem profesionişti şi competenţi.
Confirmările îţi truchează o realitate şi te face pregătit pentru o situaţie ipotetică (niciodată numărul confirmărilor nu este egal cu numărul real al participanţilor).
Goana după confirmări este o hărţuire a publicului doar pentru a linişti câţiva organizazori. Cu alte cuvinte, sunt rugat să-mi pierd timpul pentru a oferi cuiva neliniştit o informaţie care nu-l va ajuta în organizarea propriu-zisă. Dimpotrivă, îl va face pregătit pentru o situaţie cu şanse mici de adeverire (socoteala din mailuri rareori se va potrivi cu situaţia la faţa locului).
“Noi nu ştiam că vor veni atâţia oameni” – în loc să fie o provocare – a ajuns să fie o banală scuză.
Extragerea de informaţii prin intermediul confirmărilor se face deficitar, iar când obţinem acele informaţii, ne dăm seama că nu prea ne ajută propriu-zis. Există o imprevizibilitate la nivel social care poate oferi multe surprize: îţi vin mai mult oameni decât sperai, îţi vin oameni la care nu te aşteptai, se pot astfel întâmpla lucruri neprevăzute cu şanse de-a strica un eveniment sau de a-l îmbogăţi. Nu poţi fi sigur, iar acest lucru trebuie asumat.
Dorinţa de a evita suprizele nu trebuie să devină un scop în sine.
[New Post] Vă rog să-mi confirmaţi oful din acest articol! http://www.adrianciubotaru.ro/va-rog-sa-…
Confirm si adaug ca este ceva care ma enerva de multa vreme dar n-am stiut sa zic:)
este o chestie de onoare, care nu prea vine la pachet in educatia romanilor.
la nici un eveniment la care am participat nu s-a intamplat sa se inceapa la ora stabilita. asta spune mult despre punctualitatea romanilor = despre respectul pe care il avem fata de ceilalti, fata de promisiunile si angajamentele facute.
a confirma (o data, nu de enspe mii de ori) este a ITI DA CUVANTUL ca vei fi acolo.
A NU AJUGE (nu conteaza din ce motiv) este o incalcare a cuvantului. nu se supara nimeni daca ai fost invitat si nu ai ajuns. dar daca ai zis cu gurita si cu destu tau pe taste ca vii – de ce nu ai venit?
despre asta e vorba!
despre un minim de bun simt si un minim de educatie si un minim de onoare si despre un minim de respect fata de restul lumii.
nu trebuie asumat nimic. succesul unui eveniment tine de organizare, de gestionarea imprevizibilului.
da, poti da o lovitura la banca si sa iti reuseasca doar luand in calcul un plan B si incercand sa faci fata unui element surpriza, asta nu inseamna ca nu ar fi mai bine sa mearga totul uns. smooth.
de ce totul in ultimul moment? de ce totul pe ultima suta de metri? de ce sa improvizam tot timpul? chiar fara batai de cap nu se poate? vino cu o situatie concreta, nu generaliza, ca nu ai castig de cauza.
“Dorinţa de a evita suprizele nu trebuie să devină un scop în sine.”
Mda, adica trebuie sa ne asumam riscul unui esec? Somebody needs more adrenaline…?
da’ de ce sa imi creasca mie pulsul aiurea ca nu a iesit ceva CUM A VRUT MUSCHIU meu, cand as putea sa am o stare zen data de satisfactia unei reusite? 😀
Sunt total de acord!
🙂
Partial e o problema de uzabilitate neinteleasa de organizatori din cauza de amatorism de cele mai multe ori, dar si din cauza naturii evenimentelor care sunt de multe ori facute pe principiul “ce misto ar fi daca” si nu se defineste un scop precis, atractiile evenimentelor sunt de multe ori prea generaliste sau prea la gramada amestecate mere cu pere.
In alta ordine de idei, poate unii vor sa-si construiasca o baza de date persoane pe care sa le contacteze ulterior 🙂
Mie mi s-a intamplat sa nu confirm si sa ajung, si n-a fost nici o problema.
Nu pot să găsi corelaţie mai evidentă, decât cea dintre articolul tău şi postarea ultimului flashmob, la care se poate participa… prin înscriere & formular.
Cum a spus şi jez: formularul îl ţinem pentru educarea populaţiei. La flashmoburile din afară nu e cazul, fiindcă publicul e deja educat.
Buba formularului de înscriere nu e că din 100 de oameni 90 uită că s-au înscris, ci tocmai aici funcţionează el în mod superb.
90 uită că s-au înscris, jumate dintre ei şi-au făcut între timp alte planuri, cealaltă jumate zac, se plictisesc şi primesc un telefon de la noi. “Vai!! Ce bine că mi-aţi adus aminte. Uitasem complet.”
Jumatea care şi-a făcut alte planuri bate defensiv la telefon, ne spune cu oarecare ruşine că nu mai poate ajunge la event.
De ce înscrieri şi încercări de a “controla” totul? Fiindcă în felul ăsta oamenii învaţă:
-Cupa Papuc: 150 înscrişi – aprox. 30 au venit.
-Human Chain: 45 înscrişi – aprox. 30 au venit.
Flashmoburile nu-s ca Lecturi Urbane. Nu poţi scrie articole în ziar despre ele şi nu poţi nici pune publicitate pe ecranele de la Metrorex. Ele trebuie s-o funcţioneze pe “cuvântul” unor oameni: cuvântul unor oameni, care primesc cuvântul altor oameni, care la rândul lor primesc cuvântul altora. E un mecanism încă ruginit pe care încercăm să-l punem în funcţiune.
Nu cred ca aveti dreptate.
Cred ca daca ati organiza evenimente ati apela la confirmarea de participare.
Probabil cu cat mai multi,cu atat mai bine.E un fel de provocare pentru ei.Iar fiecare confirmare e considerata ca un adevarat castig.
Cred ca totusi trebuie sa precizezi la ce tip de evenimente faci referire.
Asa cum ai zis, exceptand conferintele in care totul este calculat dupa numar de locuri si mape etc… (desi, iti spun din experienta ca si aici sunt mari probleme legate de numarul anuntat de participanti si numarul efectiv prezent in ziua conferintei, ce da peste cap atat programul organizatorilor, cat si bugetul) la toate evenimentele care se vor a fi serioase si cu rezultate notabile, un numar cat mai apropiat de aproximarea facuta de organizatori asigura un eveniment de succes.
Desi organizarea de evenimente este un domeniu fun de activitate, fara disciplina si abilitatea de a rezolva probleme aparute spontan, pe parcurs, poate deveni un calvar, generator de stres si nopti nedormite.
Am observat si in alte articole ca elementul surpriza pentru tine este unul benefic si de bun augur, dar pentru cel responsabil de un eveniment si implicit de persoane care se uita in ochii sai dupa o solutie atunci cand in loc de 50 de persoane, vin 100 si se inghesuie intr-o locatie prea mica, scaune prea putine, materiale insuficiente si catering care se termina inainte de inceperea evenimentului s.a.m.d. este o veste cat se poate de proasta suplimentarea neasteptata a participantilor.
Sau dimpotriva, neconfirmarile participarilor se pot regasi si intr-un numar prea mic de participanti. Si atunci, toata munca, banii si atentia pe care ai investit-o in organizarea oricarui tip de eveniment se duc pe apa sambetei.
Iti propun un exercitiu de imaginatie:
Cum ar fi daca la urmatoare editie de Lecturi Urbane, nu-ti confirma nimeni? Nu te-ai ingrijora? Si nu ai fi dezamagit, pe peron fiind, ca vin doar jumatate din oamenii pe care ii asteptai? Ar pune in pericol buna desfasurare a proiectului sau nu?
Pai adica ce vrei sa faca si organizatorii astia, sa joace solitaire? Tre sa arata si ei ca “stie” nu?
In plus trebuie sa stie si sponsorul cate tricouri, pixuri, mape sa comande. In general inviti 100 confirma 20 si vin 15. Dar depinde si de domeniu, daca e chestie de sales, daca e un eveniment monden, etc.
Chiar vorbeam de curand despre subiectul asta cu o tipa care face PR la Londra. Si mi-a zis ca ei nu prea suna dupa confirmari. Stii de ce? Pentru ca oamenii aia cand primesc o invitatie confirma sau declina prezenta imediat, fara sa fie rugati. Ba mai mult, se tin de ce au spus.
@Copila. O confirmare nu e un castig. Sa gestionam atent bugetul unui client este. Asa este etic si pragmatic, pentru asta suntem platiti.
A, si confirmam oful. 🙂
E foarta naspa ca trebuie sa sunam.
Nu ne place.
Se rezuma totul la o discutie despre profesionalism, seriozitate, planificare, cuvant dat, respect de sine, parteneriat, colaborare, decenta si EDUCATIE!
Daca esti corect si confirmi, care e avantajul….intra oricum la gramada si cei care au confirmat si cei care nu au confirmat.
Ai ajuns la timp, dar nu ai loc pe scaun pentru ca au venit la timp si 5 persoane care spusesera ca nu apar.
Ai ajuns la timp si trebuie sa pleci dupa 2 ore pentru ai o alta intalnire dupa eveniment….dar nu incepe la 5pm ci la 5:30pm pentru ca 10 persoane au intarziat si sala e goala! De altfel, foarte rar am avut un estimat pentru durata evenimentului!
Concluzia: daca esti civilizat si faci totul cum trebuie esti penalizat! Pentru ca regula la fata locului o fac cei care nu respecta nicio regula!
Se rezuma totul la EDUCATIE….si cineva trebuie sa-si asume acest lucru….te-am invitat, raspunde-mi ca vii, sau nu….vii, te gasesti pe lista si intri…..spui ca nu vii, nu esti pe lista si daca vii, nu intri (sau se face o lista de asteptare)….ai venit la timp, intri in sala…ai intarziat, nu te mai las sa intri, pentru ca ii deranjezi pe ceilalti, care au avut decenta sa vina la timp….lumea va invata ca la evenimentele mele cuvantul dat are putere de lege si ca nu totul merge dupa stupida regula balcanica “merge si asa”!
Daca nu introducem reguli pe care sa le si respectam nu vom ajunge prea departe….si mai trebuie sa invatam sa lucram cu planuri de rezerva (back-up plan), adica scenarii pentru realitatea care nu e niciodata perfecta…ce fac daca vin 10 in plus….ce fac daca e un incendiu…..ce fac daca se opreste curentul….
Deci am confirmat oful … ma tem ca insa altul, mult mai mare!!!
@AgencyToBe hai sa nu ne comparam cu Londra, eu la cate evenimente am fost in Ro si am fost la cateva, organizarea a fost cel mult mediocra ca sa nu spun de toata jena. Cel putin la cele din zona Marketing&IT.
N-am fost la 1 singur eveniment in Bucuresti (nu stiu in tara cum e) la care sa fi fost impresionat de organizare. Iar cand mai si platesti ca sa intri nu e foarte placut.
de acord cu tine. Si mie imi creeaza disconfort prin presiune psihica…Uneori asta ma determina sa ma razgandesc in a participa (reactie inversa 🙂
Pingback: Schimbarea înţelesurilor | Raza mea de soare
Probabil ca n-ai organizat tu prea multe chestii pana acum si nu ai fost pus in situatia in care pregatesti lucrurile pentru un anumit numar de persoane si te trezesti cu un cu totul alt numar si sunt foarte mari sansele ca evenimentul sa iasa un fiasco. Te gandesti ca nu se schimba nimic daca nu vii tu, dar nu esti numai tu implicat. Ai nevoie de un anume control daca vrei ca lucurile sa iasa cum trebuie, sa inceapa la timp, sa se termine la timp etc.
In acest articol se gaseste cred cel mai bine descrisa mentalitatea delasatoare ce se reflecta tot mai mult in societatea de azi in Romania. Fara a mai repeta cuvintele de mai sus ale lui jez, cu care sunt total de acord, vreau sa adaug ca a confirma o invitatie inseamna a-i da prilejul gazdei sa isi planifice buna desfasurare a evenimentului. De la mancare si bautura la spatiul necesar. Daca tu nu zici nici da nici nu, obligi gazda sa considere ca vei veni. Asta inseamna ca toate lucrurile pe care le va procura te vor include si pe tine, iar daca tu nu vei veni, vei pagubi gazda. Iar asta e lipsa de respect sau mai pe sleau nesimtire.
Planificarea iti da prilejul sa pui in aplicare moto-ul tau de mai sus (“Relax, you have plenty of time”) si nu lipsa ei.
Din articolul tau eu inteleg faptul ca tu ai o atitudine oarecum fatalista, de genul “fie ce o fi”, ca in marea noastra opera literara “Miorita”.
Incurci termenul “relaxat” cu “delasator”.
Confirmările îi ajută pe organizatori să-și dimensioneze mai aproape de realitate evenimentul. Iar asta implică o bugetare corespunzătoare (închiriezi o sală de 500 de locuri și te trezești cu 3 amețiți la eveniment! Produci mape și alte materiale pentru 500 de oameni și rămâi cu ele…)
Mai mult, orice orice eveniment trebuie să atingă niște obiective: să ajungă informația comunicată la nu știu ce oameni din targetul x etc. Dacă afli la timp că persoana care intermediază transmiterea informației între organizator și publicul x nu vine, te poți replia în timp util. Evident, mai e și doza de neprevăzut care trebuie luată în calcul până la final (a confirmat și nu vine).